Canal de Denuncia WhistleB

 

DIRETRIZES DO CANAL DE DENÚNCIAS

 

1. Introdução – o que é o canal de denúncia e porque é importante?

A FUCOLI-SOMEPAL esforça-se por alcançar transparência e um elevado nível de ética empresarial. O canal de denúncias oferece a possibilidade de alertar a organização sobre fundamentadas suspeitas de infrações de uma forma confidencial. É um instrumento importante para reduzir os riscos e manter a confiança nas nossas operações, permitindo-nos detectar e agir numa fase precoce sobre possíveis condutas impróprias. A denúncia pode ser feita aberta ou anonimamente, sendo sempre garantida a confidencialidade das identidades e dos dados obtidos através da denúncia.

2. Quando denunciar?

O canal de denúncia pode ser utilizado para nos alertar sobre graves riscos de irregularidades e/ou infrações que afetem a nossa empresa, trabalhadores e pessoas no geral, a sociedade ou o meio ambiente.

As questões denunciadas podem incluir infrações penais, irregularidades e violações da legislação da União Europeia ou nacional dentro do contexto do trabalho, como, por exemplo:

- Corrupção e irregularidades financeiras; por exemplo, subornos, concorrência desleal, branqueamento de capitais, fraude, conflito de interesses

- Violações em matéria de Saúde e Segurança; por exemplo, saúde e segurança no local de trabalho, segurança dos produtos, discriminação grave e assédio que são contra a lei

- Violações ambientais; por exemplo, o tratamento ilegal de resíduos perigosos

- Violações da privacidade e dados pessoais; por exemplo, utilização indevida de dados pessoais

Pede-se aos trabalhadores que contactem o seu superior hierárquico ou os Recursos Humanos para questões relacionadas com a insatisfação no local de trabalho ou assuntos relacionados, uma vez que estas questões não podem ser investigadas no âmbito do canal de denúncias.

O denunciante não precisa de ter provas absolutas para denunciar uma suspeita. Contudo, é proibida a comunicação deliberada de informações falsas ou maliciosas. O abuso do serviço de denúncia é uma infração disciplinar grave.

3. Como denunciar?

Há diferentes formas de denunciar:

- Alternativa 1: Caso opte por uma denúncia não anónima, poderá contactar a equipa de Recursos Humanos: Maria Ferraz(maria.ferraz@fucoli-somepal.pt), na Sede; e Soraia Silva (soraia.silva@fucoli-somepal.pt), na Filial.

- Alternativa 2: Caso opte por uma denúncia anónima ou confidencial, reportar a suspeita através do nosso Canal de Denúncia: https://report.whistleb.com/pt-PT/fucoli-somepal

- Alternative 3: Nos termos do n.º 2 do artigo 7.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, poderá recorrer a um canal de denúncia externa das autoridades competentes.

Todas as denúncias recebidas serão tratadas confidencialmente. O canal de denúncia é administrado por WhistleB, um fornecedor de serviços externo, e todas as mensagens são encriptadas. Para assegurar o anonimato da pessoa que envia uma mensagem, WhistleB apaga todos os metadados, incluindo os endereços IP. A pessoa que envia a mensagem também permanece anónima no diálogo subsequente com a equipa responsável por gerir o canal de denúncias.

4. O processo de investigação

EQUIPA DE GESTÃO

O acesso às mensagens recebidas através do nosso canal de denúncias é restrito às pessoas nomeadas para tratar de casos de denúncia. As suas ações são registadas e o seu tratamento é confidencial. Quando necessário, outros indivíduos que acrescentem conhecimentos específicos à investigação poderão ser incluídos no processo de investigação. No caso de denúncias abertas (não anónimas), a inclusão de outra pessoa à equipa de investigação será possível mediante consentimento do próprio denunciante. Estes indivíduos podem aceder aos dados relevantes e estão também vinculados ao dever de confidencialidade.

A equipa de gestão do Canal de Denúncias consiste em:

Dra. Maria Ferraz

Dra. Soraia Silva

RECEÇÃO DA DENÚNCIA

Uma vez recebida uma mensagem contendo uma denúncia, a equipa de gestão verifica a admissibilidade e credibilidade das suspeitas denunciadas. Se a denúncia for aceite, será aberta uma investigação interna com relação aos factos denunciados.

O denunciante receberá uma confirmação da receção da denúncia no prazo de sete dias, juntamente com informações sobre os requisitos, forma e admissibilidade da denúncia.

A equipa de gestão não conduzirá investigações caso:

- Os factos alegados não possam ser objeto de denúncia, de acordo com as presentes diretrizes;

- Fique demonstrada má fé ou conteúdo malicioso na denúncia reportada;

- Informações insuficientes para o prosseguimento das investigações;

- A suspeita denunciada já ter sido esclarecida e resolvida;

Se uma denúncia incluir questões não abrangidas pelo âmbito destas diretrizes, a equipa de gestão fornecerá ao denunciante as instruções apropriadas.

No prazo de 3 meses após a data de receção da denúncia, a equipa de gestão informará o denunciante sobre as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia

INVESTIGAÇÃO

Todas as mensagens são tratadas com seriedade e de acordo com estas diretrizes do Canal de Denúncias.

- Nenhum membro da equipa de gestão, ou qualquer pessoa que participe no processo de investigação, tentará identificar o autor da denúncia.

- A equipa de gestão poderá, quando necessário, submeter perguntas e requerer maiores informações ao denunciante através do canal para comunicação anónima.

- Uma denúncia não será investigada por ninguém que possa estar envolvido ou ligado ao delito.

- As mensagens de denúncia são tratadas de forma confidencial pelas partes envolvidas.

- Auxílio externo à investigação, especializado na área investigada, poderá ser incluído na investigação.

- No prazo de 15 dias a partir da conclusão da investigação, o denunciante poderá requerer que empresa comunique o resultado da análise efetuada à denúncia.

5. Proteção de Dados e Privacidade

PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE

Um denunciante que reporte, de boa-fé, uma suspeita genuína ou apreensão de acordo com estas diretrizes não correrá o risco de perder o seu emprego ou de sofrer qualquer ato de retaliação.

Sujeito a considerações sobre a privacidade daqueles contra os quais foram feitas alegações, e quaisquer outras questões de confidencialidade, um denunciante será mantido informado dos resultados da investigação nos prazos legalmente estabelecidos.

Nos casos de alegadas infrações penais, o denunciante não anónimo será informado de que a sua identidade poderá ter de ser revelada durante o processo judicial

PROCESSAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Este serviço de denúncia pode recolher dados pessoais sobre pessoas especificadas numa denúncia/mensagem, a pessoa que envia a denúncia/mensagem (se não for enviada anonimamente) e qualquer terceira pessoa envolvida, a fim de investigar factos sobre os delitos declarados e comportamentos impróprios elegíveis ao abrigo do nosso código de conduta ou regras internas. Este processamento baseia-se em obrigações estatutárias e no interesse legítimo do controlador para prevenir riscos de reputação e para promover uma atividade empresarial ética. A descrição e os factos fornecidos no âmbito deste processamento são reservados apenas às pessoas competentes e autorizadas que tratam estas informações confidencialmente. Pode exercer os seus direitos de acesso, de retificação e de oposição, bem como de tratamento limitado dos seus dados pessoais, de acordo com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Estes direitos estão sujeitos a quaisquer medidas de salvaguarda indispensáveis para impedir a destruição de provas ou outros obstáculos ao tratamento e investigação do caso. Os dados são armazenados dentro da UE. Para quaisquer outras questões ou reclamações, queira dirigir o seu pedido para Maria Ferraz (maria.ferraz@fucoli-somepal.pt) ou Soraia Silva (soraia.silva@fucoli-somepal.pt).

ELIMINAÇÃO DE DADOS

Os dados pessoais incluídos nas mensagens de denúncia e na documentação da investigação são apagados quando a investigação está concluída, com exceção de quando os dados pessoais devem ser mantidos de acordo com outras leis aplicáveis. A eliminação permanente é efetuada 30 dias após a conclusão da investigação. A documentação da investigação e as mensagens de denúncia arquivadas serão anónimas sob o RGPD; não incluirão dados pessoais através dos quais as pessoas possam ser direta ou indiretamente identificadas.

Nos termos do artigo 20.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, deverá ser mantido um registo das denúncias recebidas e conservá-las por um período mínimo de cinco anos.

CONTROLADOR DOS DADOS PESSOAIS:

A FUCOLI-SOMEPAL – Fundição de Ferro, S.A. é responsável pelos dados pessoais tratados no âmbito do canal de denúncias.

PROCESSADOR DOS DADOS PESSOAIS:

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) é responsável pela aplicação do canal de denúncia, incluindo o processamento de dados encriptados, tais como as mensagens de denúncia. Nem o WhistleB nem quaisquer sub-fornecedores podem decifrar e ler as mensagens. Como tal, nem o WhistleB nem os seus sub-processadores têm acesso a conteúdo legível da plataforma.